14/08/2015

Kako da organzujete poslovni mail?

Organizacija poslovnog maila
Organizacija poslovnog maila
Predstavljam vam jednostavan i funkcionalan metod koji trenutno koristim da organizujem svoj poslovni mail. Ne zavisi od programa i može se primeniti gotovo svuda. 

Kreirajte sledeće foldere:
  • 01 Sastanci - Napravite pravilo koje će mailove koji u sebi sadrže kalendarski unos automatski prebaciti ovde. Na ovaj način ćete malo "osloboditi" inbox i na jednom mestu imati sve informacije u trenutku kada budete donosili odluku o tome kako da rasporedite ovaj tip obaveza. "01" sam stavio na početak naziva kako bi se prikazao prvi na listi.
  • 02 All info - Folder namenjen listama u okviru organizacije. Ne želite da mešate obaveštenja o različitim korisnim, ali ne toliko ključnim dešavanjima sa onim od kojih zavisi obavljanje vašeg primarnog posla 
  • 03 All official -  Folder namenjen zvaničnim obaveštenjima koja se odnose na sve zaposlene. Rasporedio sam ga kao trećeg u nizu zato što je ovakvih mailova znatno manje u odnosu na All info listu
  • 04 Kontakt forme - ovaj folder nije uobičajen, ali je poželjan ukoliko ste urednik nekog sajta pa na vaš mail stižu poruke koje vam šalju posetioci 
  • 05 Newsletter - Folder namenjen svim mogućim javnim listama na koje ste prijavljeni 
  • 06 Finansije Finansije su izuzetno važna oblast koja zahteva posebnu pažnju pa samim tim i poseban folder
  • 07 Arhiva - Folder u okviru koga čuvam mailove nakon obavljenog posla. Skoro svuda nailazite na dobru i funkcionalnu pretragu koja će vam za kratko vreme prikazati sadržaj koji tražite pa nema potrebe da sve klasifikujete po folderima

Neophodno je da da makar jednom u toku dana pogledate da li se u nekom od foldera u koje pravila automatski premeštaju mailove nalaze nove poruke i sve će biti u redu. Najbitnije informacije ćete zadržati u inboxu i brže ćete ih se rešiti zato što ćete manje vremena gubiti na manje bitne stvari. 


Odredite vreme za mail. 
Pokušajte da čitate i odgovarate na mailove dva puta u toku dana. Zadržaćete koncentraciju dok obavljate neki drugi "pravi" posao i nećete trošiti vreme i imati osećaj da ste uvek dsotupni i na informacionoj pokretnoj traci. Najlakši način da ovo uradite je da ugasite mail program, ili web stranicu. 

Skratite poruke
Mail ne služi za pisanje romana već brzu razmenu informacija, a sve manje fajlova. Kad god možete pozovite osobu na službeni fiksni, ili mobilni telefon pošto ćete najčešće ceo posao završiti za minut-dva umesto na primer 20 minuta prepiske u toku jednog dana. Ako vam je potrebna potvrda i odgovor tipa da-ne, pošaljite poruku preko IM programa. Veće rečenice podelite na više manjih.

Grupna komunikacija
Izbegavajte grupnu komunikaciju. Pokušajte da organizujete sastanak od 10 minuta sa vođom projekta, ili nekom drugom osobom koja će vas obavestiti o najvažnijim stavkama koje se odnose na vas umesto da nedelju dana čitate prepisku dve aktivne osobe. 

Sve na jednom mestu
Kad god možete, u okviru jednog maila sažmite najbitnije što biste inače poslali u pet različitih poruka. Vaše kolege i klijenti će to ceniti, a vaša arhiva će biti preglednija kada vam zatreba. 

Plain text i attachment
Izbegavajte suvišna formatiranja. Najčešće je dovoljan plain text koji se idealno prikazuje na mobilnim uređajima, a ako želite da zadržite potpis sa sličicama i neka druga formatiranja neka to budu bold slova. 
Podtrudite se da putem attachmenta razmenjujete manje fajlove standardnih i opšte prihvaćenih formata. Ako je potrebno pošaljite na primer manju verziju neke slike koju će primaoci moći lako da pogledaju kao automatski thumbnail, otvore je na različitim uređajima i to učine u veoma kratkom roku. Pokušajte da ne šaljete više od tri fajla u isto vreme. 

Ukoliko i vi imate neki savet, podelite ga u vidu komentara ispod ovog teksta. Hvala.

No comments:

Post a Comment

Ukoliko vam se svidja ovaj blog

Prepisite se na newsletter ili preuzimete feed bloga za vas citac.
Upisite vas E-mail: