Skip to main content

Kako da organzujete poslovni mail?

Organizacija poslovnog maila
Organizacija poslovnog maila
Predstavljam vam jednostavan i funkcionalan metod koji trenutno koristim da organizujem svoj poslovni mail. Ne zavisi od programa i može se primeniti gotovo svuda. 

Kreirajte sledeće foldere:
  • 01 Sastanci - Napravite pravilo koje će mailove koji u sebi sadrže kalendarski unos automatski prebaciti ovde. Na ovaj način ćete malo "osloboditi" inbox i na jednom mestu imati sve informacije u trenutku kada budete donosili odluku o tome kako da rasporedite ovaj tip obaveza. "01" sam stavio na početak naziva kako bi se prikazao prvi na listi.
  • 02 All info - Folder namenjen listama u okviru organizacije. Ne želite da mešate obaveštenja o različitim korisnim, ali ne toliko ključnim dešavanjima sa onim od kojih zavisi obavljanje vašeg primarnog posla 
  • 03 All official -  Folder namenjen zvaničnim obaveštenjima koja se odnose na sve zaposlene. Rasporedio sam ga kao trećeg u nizu zato što je ovakvih mailova znatno manje u odnosu na All info listu
  • 04 Kontakt forme - ovaj folder nije uobičajen, ali je poželjan ukoliko ste urednik nekog sajta pa na vaš mail stižu poruke koje vam šalju posetioci 
  • 05 Newsletter - Folder namenjen svim mogućim javnim listama na koje ste prijavljeni 
  • 06 Finansije Finansije su izuzetno važna oblast koja zahteva posebnu pažnju pa samim tim i poseban folder
  • 07 Arhiva - Folder u okviru koga čuvam mailove nakon obavljenog posla. Skoro svuda nailazite na dobru i funkcionalnu pretragu koja će vam za kratko vreme prikazati sadržaj koji tražite pa nema potrebe da sve klasifikujete po folderima

Neophodno je da da makar jednom u toku dana pogledate da li se u nekom od foldera u koje pravila automatski premeštaju mailove nalaze nove poruke i sve će biti u redu. Najbitnije informacije ćete zadržati u inboxu i brže ćete ih se rešiti zato što ćete manje vremena gubiti na manje bitne stvari. 


Odredite vreme za mail. 
Pokušajte da čitate i odgovarate na mailove dva puta u toku dana. Zadržaćete koncentraciju dok obavljate neki drugi "pravi" posao i nećete trošiti vreme i imati osećaj da ste uvek dsotupni i na informacionoj pokretnoj traci. Najlakši način da ovo uradite je da ugasite mail program, ili web stranicu. 

Skratite poruke
Mail ne služi za pisanje romana već brzu razmenu informacija, a sve manje fajlova. Kad god možete pozovite osobu na službeni fiksni, ili mobilni telefon pošto ćete najčešće ceo posao završiti za minut-dva umesto na primer 20 minuta prepiske u toku jednog dana. Ako vam je potrebna potvrda i odgovor tipa da-ne, pošaljite poruku preko IM programa. Veće rečenice podelite na više manjih.

Grupna komunikacija
Izbegavajte grupnu komunikaciju. Pokušajte da organizujete sastanak od 10 minuta sa vođom projekta, ili nekom drugom osobom koja će vas obavestiti o najvažnijim stavkama koje se odnose na vas umesto da nedelju dana čitate prepisku dve aktivne osobe. 

Sve na jednom mestu
Kad god možete, u okviru jednog maila sažmite najbitnije što biste inače poslali u pet različitih poruka. Vaše kolege i klijenti će to ceniti, a vaša arhiva će biti preglednija kada vam zatreba. 

Plain text i attachment
Izbegavajte suvišna formatiranja. Najčešće je dovoljan plain text koji se idealno prikazuje na mobilnim uređajima, a ako želite da zadržite potpis sa sličicama i neka druga formatiranja neka to budu bold slova. 
Podtrudite se da putem attachmenta razmenjujete manje fajlove standardnih i opšte prihvaćenih formata. Ako je potrebno pošaljite na primer manju verziju neke slike koju će primaoci moći lako da pogledaju kao automatski thumbnail, otvore je na različitim uređajima i to učine u veoma kratkom roku. Pokušajte da ne šaljete više od tri fajla u isto vreme. 

Ukoliko i vi imate neki savet, podelite ga u vidu komentara ispod ovog teksta. Hvala.

Comments

Popular posts from this blog

#Ebanking iz vikendice

Sedim u vikendici i pišem blog. Broadband internet je tu. 
Prilikom dolaska, svratili smo do prodavnice da kupimo hranu i naši telefoni su se automatski priključili na wi-fi preko Instabridge aplikacije.
Signal mobilne telefonije u sobi nije sjajan pa sam telefon prebacio na airplane mode, a nakon toga ponovo uključio wi-fi. Više mi smeta kada nema interneta nego signala mobilne telefonije. Sve je prešlo online i sve funkcioniše ako postoji dobra veza.
Vatra u smederevcu pucka, a ručak se krčka. 
Već godinama unazad, slušam o temama kao što su #ePoslovanje, #eBankarstvo i elektronski potpis (sertifikat).  Kada sam pre oko nedelju dana dobio poziv od Societe Generale banke da prisustvujem događaju u okviru koga će predstaviti najnoviji sistem za online bankarstvo u Srbiji, preraspredio sam obaveze u kalendaru i sa zadovoljstvom ovaj termin rezervisao za prezentaciju.
Kako je izgledao sam događaj pogledajte ovde, a ja ću vam ispričati šta je na mene ostavilo najveći utisak.

Voditel…

Wire - servis za razmenu poruka, pozive i video komunikaciju

Wire je kako na njihovom sajtu kažu "secure messenger". I ako se u Srbiji i na Balkanu najčešće koriste Viber, FB messenger i WhatsUp, mislim da vredi posvetiti par minuta ovom servisu. 
Wire finkcioniše kao desktop, mobilna i web aplikacija i radi na svim glavnim platformama kao što su Linux, macOS, Windows, Android, iOS. Omogućava razmenu poruka, audio i video pozive, slanje najrazličitijih fajlova, trenutne lokacije i td. Pošto je sve navedeno do sada već uobičajeno evo kratkih beleški o njegovim predostima:  Preko sajta https://wire.com/ možete otvoriti nalog koristeći mail adresu. Na ovaj način ne morate da koristite broj vaše SIM karticeNakon otvaranja naloga definišete unikatan nadimak koji ne mora biti isti kao vaše ime i prezime pa na ovaj način dodatno čuvate svoju privatnost i možete se povezati samo sa odabranim osobama koje znaju kako on glasi Sve privilegije mobilne aplikacije su nakon instaliaranja isključene. Ovo je dobro zato što na primer možete sačuvati lis…

Ћирилица - писмо које сам заборавио

Када сам пре пар година открио ћирилицу на мобилном телефону,  било је то велико откриће за мене. Почео сам да шаљем смс поруке пријатељима, постављам статусе на друштвеним мрежама и одговарам на мејлове користећи наше писмо. Скоро сви су реаговали на исти начин. Питали су ме зачуђено откуд то да одједном користим ћирилицу и зашто?  
Пре 12 година, када сам покренуо Мрежу Креативних Људи, користио сам латиницу. Више људи ми је сугерисало да не би било лоше да постоји и ћирилична верзија сајта. У том тренутку нисам имао довољно знања, одговарајућу технологију и времена да се бавим таквим прилагођавањем.

12 година касније, Гугл подржава "Gesture typing" у оквиру оперативног система Андроид и постоји речник термина на српском језику који вам сугерише остатак речи коју сте управо почели да куцате. Оно што је веома битно јесте то да када изаберете српски језик не можете да добијете као на компјутеру латиницу са нашим словима. У том тренутку сам схватио да други имају знатно већу…